Make or Buy bei Software: Ein Analyse-Framework für KMU

Irgendwann steht in fast jedem Betrieb dieselbe Frage im Raum: Kaufen wir eine fertige Lösung von der Stange oder lassen wir uns etwas Eigenes einrichten? Diese Make-or-Buy-Entscheidung fällt oft nach Bauchgefühl aus – und wird später teuer bereut. Dabei lässt sie sich mit einem klaren Framework in wenigen Schritten sachlich beantworten.

Was Make or Buy bei Software konkret bedeutet

Der Begriff Make or Buy stammt aus der Beschaffung: Stelle ich eine Leistung selbst her oder kaufe ich sie zu? Übertragen auf Software heißt das nicht, dass Sie selbst programmieren. Es geht um zwei Wege, an eine Lösung zu kommen. Buy bedeutet, ein fertiges Produkt zu lizenzieren – eine Standardsoftware, die viele Betriebe gleichzeitig nutzen. Make bedeutet, sich eine individuelle Software entwickeln zu lassen, die genau auf Ihre Abläufe zugeschnitten ist.

Zwischen diesen Polen liegt ein breites Feld. Viele Standardprodukte lassen sich konfigurieren, per Schnittstelle anbinden oder um ein kleines Zusatzmodul ergänzen. In der Praxis ist die Frage deshalb selten schwarz-weiß. Sie lautet eher: Wie viel Standard reicht aus, und wo braucht es etwas Eigenes, damit die Software wirklich zum Betrieb passt?

Warum ein Framework besser ist als das Bauchgefühl

Die meisten Fehlentscheidungen entstehen nicht, weil jemand falsch gerechnet hat, sondern weil gar nicht strukturiert entschieden wurde. Ein Betrieb sieht ein günstiges Abo und greift zu – zwei Jahre später wird jeder Auftrag umständlich in drei Systemen doppelt erfasst. Ein anderer lässt sich etwas Aufwendiges einrichten, obwohl ein Standardprodukt völlig gereicht hätte.

Die vier Felder des Analyse-Frameworks

Das Framework prüft jede Software-Entscheidung entlang von vier Feldern. Sie beantworten die Fragen der Reihe nach und bekommen am Ende ein deutliches Bild. Kein Feld allein entscheidet – aber gemeinsam zeigen sie eine klare Tendenz.

Feld 1: Wie eigen ist Ihr Prozess?

Buchhaltung, Lohnverrechnung oder eine einfache Terminvergabe laufen in fast jedem Betrieb ähnlich ab. Für solche Standardprozesse gibt es ausgereifte Produkte, die Tausende Betriebe täglich nutzen. Hier selbst etwas einrichten zu lassen, wäre wie das Rad neu erfinden.

Anders sieht es aus, wenn Ihr Ablauf eine Eigenheit hat, die kein Standardprodukt kennt: eine besondere Art der Kalkulation, ein Freigabeweg über mehrere Standorte, eine ungewöhnliche Verknüpfung von Lager, Produktion und Versand. Je stärker Ihr Prozess von der Norm abweicht, desto eher zwingt Standardsoftware Sie in ihre Logik statt umgekehrt – und desto teurer wird das ständige Zurechtbiegen.

Feld 2: Wie strategisch ist die Software?

Manche Software läuft im Hintergrund und darf einfach nur funktionieren. Andere Software ist Teil dessen, wodurch Sie sich von Mitbewerbern unterscheiden – etwa ein Kundenportal, über das Kunden Aufträge selbst konfigurieren, oder ein Planungswerkzeug, das schneller zu Angeboten führt als bei anderen.

Bei rein unterstützenden Aufgaben spricht wenig dagegen, dieselbe Lösung wie alle anderen zu nutzen. Bei Software, die Ihr Alleinstellungsmerkmal trägt, ist das Gegenteil richtig: Wenn alle dasselbe fertige Produkt einsetzen, entsteht daraus kein Vorsprung. Hier zahlt sich eine eigene Lösung aus, weil sie einen Vorteil abbildet, den Sie nicht von der Stange kaufen können.

Feld 3: Was kostet es über die gesamte Laufzeit?

Hier machen die meisten Betriebe den entscheidenden Denkfehler: Sie vergleichen den Kaufpreis eines Abos mit dem Angebot für eine Individuallösung. Das ist, als würden Sie Miete mit Kaufpreis vergleichen. Sinnvoll ist nur der Blick auf die Gesamtkosten über die geplante Nutzungsdauer – die sogenannten Total Cost of Ownership.

• Bei Standardsoftware: laufende Lizenz- oder Abogebühren pro Nutzer, Kosten für zusätzliche Module, Einrichtung, Datenübernahme, Schulung sowie mögliche Preiserhöhungen über die Jahre.
• Bei Individualsoftware: einmalige Einrichtung, danach Wartung und Weiterentwicklung – dafür keine Gebühr pro Nutzer und keine Abhängigkeit von der Preispolitik eines Anbieters.
• Auf beiden Seiten oft übersehen: die versteckten Kosten der Umständlichkeit – doppelte Erfassung, manuelles Übertragen zwischen Systemen, Fehlerkorrekturen, wartende Mitarbeiter.

Ein niedriges Monatsabo kann über zehn Jahre teurer sein als eine einmalig eingerichtete Lösung – besonders, wenn die Nutzerzahl wächst. Umgekehrt lohnt sich eine aufwendige Eigenentwicklung nicht, wenn ein günstiges Produkt den Job zu 95 Prozent erledigt. Was individuelle Software zu entwickeln tatsächlich kostet, hängt stark vom Umfang ab; seriöse Bandbreiten lassen sich erst nennen, wenn die Anforderungen grob umrissen sind.

Feld 4: Wie schnell brauchen Sie das Ergebnis?

Standardsoftware ist morgen einsatzbereit, eine individuelle Lösung braucht Vorlauf, bis sie eingerichtet ist. Wenn Sie ein Problem sofort lösen müssen – etwa eine gesetzliche Pflicht, die kurzfristig greift – ist ein fertiges Produkt oft die richtige Antwort, zumindest als Zwischenschritt.

Geht es dagegen um einen Ablauf, der Sie über Jahre begleitet, verliert die Frage der schnellen Verfügbarkeit an Gewicht. Ein paar Wochen Vorlauf fallen kaum ins Gewicht, wenn die Lösung danach fünf oder zehn Jahre reibungslos läuft. Zeitdruck ist ein guter Grund für einen schnellen Einstieg, aber ein schlechter Ratgeber für eine dauerhafte Grundsatzentscheidung.

Die Entscheidungsmatrix auf einen Blick

Tragen Sie Ihren konkreten Fall in die vier Felder ein und schauen Sie, wohin die Mehrheit zeigt. Die folgende Übersicht fasst zusammen, welche Antworten eher für Buy und welche eher für Make sprechen.

Vorteile und Nachteile beider Wege ehrlich abgewogen

Standardsoftware: schnell, günstig im Einstieg, aber fremdbestimmt

• Vorteil: sofort verfügbar, niedrige Einstiegshürde, erprobt durch viele Nutzer, regelmäßige Updates ohne eigenes Zutun.
• Vorteil: kein eigener Wartungsaufwand, Support ist Teil des Produkts.
• Nachteil: Sie richten sich nach der Logik des Anbieters, nicht umgekehrt.
• Nachteil: laufende Gebühren, die mit Nutzerzahl und Modulen steigen; Preiserhöhungen liegen nicht in Ihrer Hand.
• Nachteil: Funktionen, die Sie nie brauchen, zahlen Sie oft trotzdem mit – und die eine Funktion, die Sie dringend bräuchten, fehlt.

Individualsoftware: passgenau und unabhängig, aber mit Vorlauf

• Vorteil: bildet genau Ihre Abläufe ab, keine überflüssigen Funktionen, keine Kompromisse an fremde Logik.
• Vorteil: keine Gebühr pro Nutzer, keine Abhängigkeit von einem einzelnen Anbieter, wächst mit Ihrem Betrieb mit.
• Vorteil: als Betriebsvermögen bilanziell aktivierbar und über die Nutzungsdauer abschreibbar – Details klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
• Nachteil: höherer Aufwand am Anfang und ein Vorlauf, bis alles eingerichtet ist.
• Nachteil: Wartung und Weiterentwicklung liegen in Ihrer Verantwortung – gut, wenn ein verlässlicher Partner das übernimmt.

Der dritte Weg: Standard plus gezielte Ergänzung

In der Praxis ist die wirtschaftlichste Antwort oft weder reines Make noch reines Buy, sondern eine Kombination. Sie nutzen bewährte Standardsoftware für alles, was ohnehin überall gleich läuft – und lassen genau die eine Stelle ergänzen, die Ihren Betrieb besonders macht. Ein Beispiel: Ihre Buchhaltung läuft über ein Standardprodukt, doch Ihre Lagerverwaltung folgt einer eigenen Logik, die kein Produkt sauber abbildet. Statt beides selbst einzurichten, verbinden Sie die Standard-Buchhaltung per Schnittstelle mit einer schlanken, individuell eingerichteten Lagerlösung. So zahlen Sie nur dort für Individualität, wo sie wirklich einen Unterschied macht.

Ein typisches Szenario aus der Praxis

Ein Handelsbetrieb mit acht Mitarbeitern erfasst Bestellungen in einer Excel-Datei, überträgt sie von Hand in ein Buchhaltungsprogramm und pflegt Lagerbestände in einer zweiten Tabelle. Alles funktioniert – bis das Team wächst und die doppelte Erfassung täglich mehrere Stunden frisst. Die Frage steht im Raum: fertiges Warenwirtschaftssystem oder eigene Lösung?

Der Blick durch das Framework zeigt: Die Buchhaltung ist ein Standardprozess (Feld 1: Buy). Die Lagerlogik mit ihrer besonderen Chargen-Verwaltung ist eine Eigenheit (Feld 1: Make). Strategisch entscheidend ist vor allem die schnelle Auftragsabwicklung (Feld 2: eher Make). Über die Laufzeit gerechnet würde ein Abo mit acht wachsenden Nutzern spürbar ins Geld gehen (Feld 3: eher Make). Sofort-Druck besteht nicht (Feld 4: neutral).

Das Ergebnis ist kein Entweder-oder, sondern der dritte Weg: Standard-Buchhaltung behalten, eine schlanke individuelle Lösung für Auftrag und Lager einrichten, beides per Schnittstelle verbinden. Die doppelte Erfassung verschwindet, das Team gewinnt Stunden zurück – und der Betrieb zahlt nur dort für Maßarbeit, wo sie wirklich zählt. Solche Fälle sind der klassische Anlass, Prozesse zu automatisieren, statt weiter gegen die Werkzeuge zu arbeiten.

So gehen Sie Schritt für Schritt vor

1. 1
   Prozess sauber beschreiben

   Schreiben Sie den Ablauf auf, um den es geht – wer macht was, in welcher Reihenfolge, mit welchen Ausnahmen. Erst wenn der Prozess klar ist, lässt sich über Werkzeuge reden.
2. 2
   Standard und Eigenheit trennen

   Markieren Sie, welche Teile branchenüblich sind und welche Ihre Besonderheit ausmachen. Diese Trennung ist die halbe Entscheidung.
3. 3
   Die vier Felder durchgehen

   Beantworten Sie für den Fall Prozess-Eigenheit, strategische Bedeutung, Gesamtkosten über die Laufzeit und Zeitdruck. Notieren Sie die Tendenz je Feld.
4. 4
   Gesamtkosten realistisch schätzen

   Rechnen Sie beide Varianten über die geplante Nutzungsdauer durch – inklusive Nutzerzahl, Wachstum und der versteckten Kosten der Umständlichkeit.
5. 5
   Den dritten Weg prüfen

   Fragen Sie, ob eine Kombination aus Standard und gezielter Ergänzung günstiger und passender ist als eine reine Lösung.
6. 6
   Entscheidung dokumentieren

   Halten Sie fest, warum Sie sich so entschieden haben. Das hilft später bei der Bewertung und gegenüber Steuerberatung oder Bank.

Förderungen in Österreich nicht vergessen

Bevor Sie kalkulieren, lohnt ein Blick auf Unterstützungen. In Österreich gibt es Programme zur Digitalisierung von KMU, die Beratung und Umsetzung fördern können – etwa Angebote im Umfeld von KMU.DIGITAL oder Initiativen der jeweiligen Wirtschaftskammer. Welche Programme aktuell offen sind und welche Bedingungen gelten, ändert sich laufend; die konkreten Details prüfen Sie am besten direkt bei WKO und der zuständigen Förderstelle.

Fazit: Struktur schlägt Bauchgefühl

Die Make-or-Buy-Frage bei Software lässt sich nicht am Preisschild beantworten. Wer die vier Felder – Prozess-Eigenheit, strategische Bedeutung, Gesamtkosten und Zeit – ehrlich durchgeht, kommt fast immer zu einer klaren und begründbaren Entscheidung. Oft ist die beste Antwort weder reines Kaufen noch reines Selbermachen, sondern die gezielte Kombination: Standard für das Übliche, Individualität für das, was Sie ausmacht.